Eén toernooi, 125 wedstrijden: een scheidsrechter­schema stap voor stap uitgewerkt

Het toernooi

De cijfers: 125 wedstrijden in 8 categorieën, gespeeld op 7 courts in 24 rondes. Elke 3x3-wedstrijd heeft twee scheidsrechters. Er zijn 18 scheidsrechters, elk met een niveau: Gold, Silver of Bronze. Niemand fluit meer dan twee rondes achter elkaar.

De meeste coördinatoren beginnen met de eerste ronde vullen en werken zo door. Dat is de fout. Voordat je iemand indeelt, moet je weten of de dag überhaupt kan, waar het krap wordt en wat er gebeurt als er iets misgaat. Daar zijn vijf controles voor.

Stap 1: tel de plekken

125 wedstrijden met elk twee scheidsrechters is 250 plekken. Verdeeld over 18 scheidsrechters is dat gemiddeld 13,9 wedstrijden per persoon. In de praktijk: 16 scheidsrechters fluiten er 14 en 2 fluiten er 13.

Dit getal is je eerlijkheidsmaat. Een scheidsrechter die de dag eindigt op 9 of op 18 wedstrijden, is een teken dat er iets in de planning misging, geen pech.

Stap 2: controleer de capaciteit met de rustregel

Met maximaal twee rondes achter elkaar fluit een scheidsrechter twee rondes, rust er één, en herhaalt dat. Over 24 rondes zijn dat hooguit 16 wedstrijden per persoon. Het gemiddelde van 13,9 past, met een marge van ongeveer twee wedstrijden per persoon.

Kijk nu per ronde. 125 wedstrijden over 24 rondes is 5,2 wedstrijden per ronde, dus ongeveer 10,4 scheidsrechters op de court. Omdat iedereen maar twee van de drie rondes kan fluiten, zijn er per ronde gemiddeld maar 12 van de 18 beschikbaar. De marge is 1,6 scheidsrechter per ronde. Dat is krap.

En het gemiddelde verbergt de pieken. Een ronde waarin alle 7 courts bezet zijn, vraagt 14 scheidsrechters. Dat lukt alleen als de rondes eromheen rustiger zijn, zodat wie de piek fluit vlak daarvoor heeft gerust. Spreid de volle rondes over de dag en zet nooit twee volle rondes direct achter elkaar.

Stap 3: niveaus en afdalen

Neem voor dit voorbeeld 5 Gold-, 6 Silver- en 7 Bronze-scheidsrechters, met 2 Gold-categorieën (30 wedstrijden), 3 Silver-categorieën (45 wedstrijden) en 3 Bronze-categorieën (50 wedstrijden). De verdeling is een voorbeeld; de methode niet.

Gold-wedstrijden vragen 60 plekken en alleen Gold-scheidsrechters mogen die fluiten. Vijf Gold-scheidsrechters met ongeveer 14 wedstrijden geven 70 plekken, dus 10 Gold-plekken dalen af naar Silver-wedstrijden. Silver vraagt 90 plekken: 10 van Gold plus 84 van de zes Silver-scheidsrechters is 94, dus er dalen er weer 4 af naar Bronze. Bronze vraagt 100 plekken: 4 van boven plus 98 van de zeven Bronze-scheidsrechters. Alles past, met 2 over.

Daar volgen twee dingen uit. Ten eerste is het hoogste niveau je knelpunt: met maar 4 Gold-scheidsrechters zouden de Gold-wedstrijden alleen al 15 per persoon vragen, vlak onder het maximum van 16, en kan niemand meer rusten dan het minimum. Ten tweede moet afdalen klein en bewust blijven. Als Gold-scheidsrechters veel meer Silver-wedstrijden fluiten dan de som vraagt, verliezen Silver-scheidsrechters wedstrijden die ze nodig hebben.

Stap 4: plan de finales

Acht categorieën betekent acht finales en 16 finaleplekken. Fluit niemand meer dan één finale, dan krijgen 16 van de 18 scheidsrechters er één. Dat is een goede uitkomst, en die krijg je alleen als je de finales plant voordat de late rondes vollopen.

De twee Gold-finales vragen vier verschillende Gold-scheidsrechters van de vijf. Die vier moeten in de ronde ervoor gerust hebben. Plan dus eerst de finales en bouw de late rondes daaromheen.

Stap 5: test het schema onder druk

Een schema dat alleen werkt als iedereen komt, is geen schema. Reken afmeldingen vooraf door. Eén scheidsrechter minder: 250 plekken over 17 mensen is 14,7 per persoon, nog onder de 16. Twee minder: 15,6 per persoon; dat kan op papier, maar dan rust bijna niemand meer dan het minimum. Drie minder: 16,7 per persoon, en dat kan niet met de rustregel.

Voor dit toernooi is het antwoord dus helder: twee afmeldingen kun je opvangen, een derde dwingt een keuze af. Óf sommige wedstrijden krijgen één scheidsrechter, óf de limiet voor wedstrijden achter elkaar gaat die dag omhoog. Neem dat besluit vooraf met de scheidsrechterscommissie, niet om 14:00 uur op court 4.

Laatkomers tellen ook mee. Twee scheidsrechters die alleen de tweede helft van de dag kunnen, fluiten hooguit 8 wedstrijden elk. De andere 16 dragen dan 234 plekken, 14,6 per persoon. Het past nog, maar de marge krimpt naar 1,4 wedstrijd per persoon.

Pas dan namen invullen

Na deze vijf controles ken je het doel per scheidsrechter, de krappe rondes, het knelpunt per niveau, het finaleplan en hoeveel afmeldingen je aankunt. Namen invullen is nu het makkelijke deel: ga ronde voor ronde, geef elke plek aan de scheidsrechter die het verst onder zijn doel zit op het juiste niveau, en wissel partners en categorieën af.

Dat is precies wat de automatische indeling van RefManager 3x3 doet. Die berekent het doel per scheidsrechter uit de beschikbaarheid, respecteert het niveauplafond, de rustregel en de grens van één finale, en toont een eerlijkheidsscore en eventuele lege plekken voordat je publiceert. Voor dit toernooi kost dat seconden in plaats van een middag, en als er op de dag iemand uitvalt, lopen dezelfde controles opnieuw over de resterende rondes.